Задания по электронной почте?

statetask

Основное предназначение электронной почты — дать возможность людям общаться друг с другом, причем независимо от расстояния между собеседниками. Электронная почта в своей терминологии и принципе работы практически полностью повторяет бумажную почту, единственное, но ключевое изменение — это транспорт, доставляющий электронные письма. Электронная почта — не молодая (по IT-меркам), но простая, надёжная, универсальная и проверенная технология. И как любая простая и универсальная технология она находит применение в таких областях, о которых ее разработчики даже и не задумывались. Одна из таких областей — это задания, поручения. Практически на каждом первом предприятии, электронную почту использует как средство для работы с заданиями/поручениями. Более того, разрабатывая подсистему заданий в ЛОЦМАН:ПГС/ОРД, мы своим конкурентом видели именно электронную почту. Привычки людей очень тяжело менять… Но при этом я все равно утверждаю, что электронная почта абсолютно не пригодна для заданий. И вот почему:

  1. Метафора. Метафору «письма» с очень большой натяжкой можно использовать для заданий. Элементарную потребность указать срок исполнения задания практически невозможно удовлетворить в электронном письме без целого ряда условностей. Статусы писем (важное, простое) никак не соответствуют статусам заданий (выдано, в работе, выполнено и т.д.)
  2. Инструмент. Почтовый клиент и система отслеживания заданий решают слишком разные задачи. Функциональные возможности и UI почтового клиента заточены под «возможность общаться», но никак не под трекинг задач. Необходимость сортировки заданий по сроку исполнения (нам ведь надо знать, что делать сейчас, а что потом?) просто невыполнима в почтовом клиенте. А получить срез по работе с заданиями, например, за месяц? Любая система отчетов в любой системе трекинга заданий решает такую задачу на раз, но она непосильна для почтового клиента. А смена исполнителя задания в почтовом клиенте? Пишем несколько писем, прикладываем переписку. Здесь легко запутаться. Даже деление в почтовом клиенте электронных писем на входящие и исходящие (ведь это так естественно) совершенно не соответствует заданиям, у которых первична актуальность (выполнено или нет, просрочено или нет, в работе оно или нет)
  3. Прозрачность. Если вы отправили электронное письмо исполнителю с каким-то поручением, то дальнейшая судьба письма для вас полная загадка. Может, его кому-то переслали для исполнения? поместили в папку «не срочно»? Может, вы знаете, ведется ли работа по вашему поручению? Даже в вашем почтовом клиенте ваше же поручение утонуло в папке «Отправленные». Должно быть наоборот: чем ближе срок исполнения, тем выше в списке задания/поручения, и те, которые вы поручили, и те, которые поручили вам.
  4. Персонализация. Ответственность не может быть коллективной, но в тоже время мы сплошь и рядом можем наблюдать письмо с несколькими адресатами. Автор ожидает что-то от вас? Или от другого адресата? Читаешь текст — а там 10 поручений разным людям, ни одного из них вам. Но вы, оказывается, в копии, исходя из логики «помнишь я тебя в копию ставил?». Был в копии, значит, вроде как виноватый :) А как отслеживают исполнения поручений по таким групповым письмам, я, честно говоря, вообще не представляю.
  5. Коммуникации. Это тоже проблема в разрезе заданий/поручений. Хотя искушенный пользователь может заметить: как так? Вроде для коммуникаций почта и создавалась. Я даже больше скажу, Skype или ICQ тоже работают плохо, когда речь заходит о заданиях. Проблема у всех этих средств в контексте. Вам постоянно нужно возвращать человека в контекст, т.е. в поручение, с которого все началось:

«Договор подготовил?»

«Да, еще на прошлой неделе, тебе переслал»

Ищет в почте…

«Да не этот договор, я  про договор с компанией «Нефтегаз»

«Какой «Нефтегаз»?»

????

«Ааа, понял! Нет, не готов, там на их стороне проблема»

Это самая типичная проблема контекста, которая отлично решается, если вся переписка происходит в рамках конкретного задания.

Есть уверенность, что контроль исполнения заданий — это реальный и достаточно простой способ повысить эффективность предприятия, а специализированный функционал работы с заданиями, реализованный в программах типа ЛОЦМАН:ПГС/ОРД/24, поможет решить данную задачу наиболее эффективно.

Оставить комментарий

Также Вы можете войти используя: Loginza


4 + восемь =