Электронный документооборот практически невозможен без применения электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Что обеспечивает электронная цифровая подпись?

• Подлинность. Электронная цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.
• Целостность. Электронная цифровая подпись гарантирует, что содержимое документа не было изменено или подделано с момента подписания.
• Неотрекаемость. Электронная цифровая подпись подтверждает происхождение подписанного содержимого. Подписавший не сможет отрицать свою связь с подписанным содержимым.

Для использования возможностей согласования электронных документов в ЛОЦМАН:ПГС 2011 на компьютерах пользователей должна быть доступна ЭЦП.

Для тестирования возможностей ЭЦП ее можно сформировать текстовым редактором Microsoft Word или поискать в интернете бесплатные центры сертификации. Можно воспользоваться бесплатной утилитой Make Certificate  для формирования ЭЦП на компьютере пользователя.

Для обеспечения электронного документооборота внутри предприятия можно установить свой центр сертификации. Такая возможность доступна в операционной системе Windows Server. Здесь можно почитать краткую инструкцию, как разворачивать на предприятии центр сертификации. А если вы подготовите регламент использования вашего центра сертификации, то получите свой удостоверяющий центр.

Ну и конечно, самый простой путь — это обратиться к услугам уже существующих удостоверяющих центров и приобрести ЭЦП у них. Единый государственный реестр удостоверяющих центров опубликован на сайте Минкомсвязи РФ.

Также хочу напомнить, что для полноценного использования ЭЦП в электронном документообороте необходимо знать роль подписывающего (используя термины российских нормативных документов, характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ). В ЛОЦМАН:ПГС реализована ЭЦП с явным указанием роли. Таким образом, при согласовании электронного документа понятия «разработал», «проверил», «утвердил» и т.п. доступны пользователям, причем не только внутри системы. Если вы выгрузите электронный документ из системы, отправите по электронной почте, то адресат, используя приложение «Средство просмотра XPS», предустановленное в операционной системе Windows, сможет проверить роли и статус ЭЦП.